Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez Administratora, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO” lub „Rozporządzenie RODO”).

Dokument zawiera również informacje przekazywane osobie, której dane dotyczą, w celu realizacji obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO.

1. Administrator

1.1. Administratorem danych osobowych jest Blue Glow spółka z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ulicy Bukowińskiej 26/34, 02-703 Warszawa (określana dalej jako „Administrator” lub „Blue Glow” ).

Dane kontaktowe:

adres e-mail: kontakt@blueglow.pl numer telefonu: +48 606 62 66 11

2. Dane przetwarzane w celu realizacji umowy o udział w imprezie turystycznej

2.1. Określenie przetwarzanych danych

W celu realizacji umowy o udział w imprezie turystycznej Administrator przetwarza następujące dane: imiona, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, wizerunek, obywatelstwo, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, numer paszportu, data wydania paszportu, data ważności paszportu, nazwa organu, który wydał paszport, oraz inne dane wymagane do realizacji podróży.

2.2. Cele przetwarzania: realizacja umowy o udział w imprezie turystycznej.

2.3. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w imprezie turystycznej, której stroną (klientem) oraz/lub beneficjentem (podróżnym) jest osoba, której dane dotyczą.

2.4. Odbiorcami danych osobowych są:

a) organy władzy odwiedzanych krajów – w przypadku realizacji obowiązku uzyskania wiz wjazdowych,

b) zakłady ubezpieczeniowe – w przypadku objęcia danej imprezy turystycznej ochroną ubezpieczeniową,

c) przewoźnicy – w przypadku, gdy przekazanie danych jest warunkiem realizacji usługi przewozu, np. przez linie lotnicze, przewoźników promowych lub kolejowych,

d) przedsiębiorcy turystyczni świadczący usługi turystyczne na zlecenie Administratora – w przypadku, gdy przekazanie danych jest konieczne do realizacji danej usługi,

e) podmioty świadczące usługi zakwaterowania,
f) podmioty wspierające procesy księgowe, prawne i windykacyjne oraz podmioty świadczące usługi informatyczne, w tym hostingu oraz administracji serwerów i systemów informatycznych,
g) uprawnione organy władzy państwowej, w tym organy podatkowe.

Administrator przekazuje odbiorcy jedynie te dane, które są absolutnie niezbędne do realizacji usługi świadczonej przez odbiorcę.

2.5. W przypadku, gdy odbiorca ma siedzibę na terenie państwa trzeciego, a nie wydano decyzji, o której mowa w art. 45 ust. 3 RODO, ani nie stwierdzono zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, przekazanie danych następuje pod warunkiem, że:
a) osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na przekazanie (art. 49 ust. 1 lit. a) RODO), lub
b) przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w imprezie turystycznej zawartej pomiędzy osobą, której dane dotyczą, lub na jej rzecz, a Administratorem (art. 49 ust. 1 lit. b) RODO), lub
c) przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, której dane dotyczą, między Administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną, która świadczy usługi stanowiące część usługi turystycznej świadczonej przez Administratora (art. 49 ust. 1 lit. c) RODO).

Podstawę przekazania danych do państwa trzeciego mogą również stanowić standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską lub standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez organ nadzorczy i zatwierdzone przez Komisję Europejską.

2.6. Poprzez zawarcie umowy o udział w imprezie turystycznej osoba, której dane dotyczą, oświadcza, że została poinformowana o prawach przysługujących jej na podstawie RODO, a także o ryzyku, które może wynikać z mniejszego stopnia ochrony danych oraz z braku zabezpieczeń w państwie trzecim, i wyraża zgodę na przekazanie swoich danych do państwa trzeciego, stanowiącego cel lub kraj tranzytowy danej imprezy turystycznej.

2.7. Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji usług objętych umową o udział w imprezie turystycznej, rozliczenia imprezy turystycznej oraz przez czas niezbędny do wykazania wykonania tej umowy, tj. przez okres przedawnienia roszczeń, a także przez czas wynikający z przepisów podatkowych.

2.8. Podanie danych wymienionych w pkt 2.1 powyżej nie jest wymogiem ustawowym, lecz stanowi warunek zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej. W przypadku odmowy podania tych danych umowa nie będzie mogła zostać zawarta.

2.9. Wniesienie żądania usunięcia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania lub żądania ograniczenia przetwarzania w sposób uniemożliwiający wykonanie przez Administratora świadczeń wynikających z umowy o udział w imprezie turystycznej będzie traktowane jako:
– odstąpienie od umowy przez podróżnego (jeśli umowa została już zawarta), lub
– rezygnacja z jej zawarcia (jeśli umowa nie została jeszcze zawarta).

3. Przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego

3.1 Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe w celach marketingu bezpośredniego:

• imię i nazwisko,
• adres korespondencyjny,
• adres e-mail,
• numer telefonu.

3.2 Cele przetwarzania

Dane są przetwarzane w celu:

• przesyłania informacji handlowych dotyczących usług i produktów oferowanych przez Administratora lub jego partnerów handlowych,
• dostarczania bezpłatnych materiałów marketingowych, newsletterów oraz informacji promocyjnych za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub poczty tradycyjnej – zgodnie z wyrażonymi zgodami.

3.3 Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych w celach marketingowych odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W przypadku przesyłania informacji:

• na adres e-mail – dodatkową podstawę stanowi art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• na numer telefonu – art. 172 ust. 1 ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Odmowa wyrażenia zgody nie wpływa na możliwość zawarcia ani realizację umowy o udział w imprezie turystycznej.

3.4 Sposób wyrażenia zgody

Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych może być wyrażona poprzez:

• zaznaczenie odpowiednich pól wyboru (checkboxów) na stronie  blueglow.pl
• zaznaczenie stosownej opcji w formularzu zgłoszeniowym lub umowie o udział w imprezie turystycznej,
• przesłanie stosownej informacji na adres e-mail Administratora podany w pkt 1.

Przykładowe zgody:

• „Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Blue Glow drogą elektroniczną, telefoniczną i pocztową.”
• „Wyrażam zgodę na przekazanie moich danych partnerom handlowym Blue Glow w celach marketingowych.”

Każdą zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem zgody. Cofnięcia dokonuje się poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres Administratora wskazany w pkt 1.

3.5 Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie:

• uprawnionym organom publicznym na podstawie przepisów prawa,
• partnerom handlowym Blue Glow mającym siedziby na terenie Unii Europejskiej i zapewniającym odpowiedni poziom ochrony danych zgodny z RODO – wyłącznie po uzyskaniu zgody osoby, której dane dotyczą.

3.6 Okres przetwarzania danych

Dane będą przetwarzane do momentu cofnięcia zgody przez osobę, której dane dotyczą, lub jej pełnomocnika.

3.7 Dobrowolność podania danych

Podanie danych wskazanych w pkt 3.1 jest dobrowolne i nie warunkuje zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej. Brak podania danych uniemożliwi jednak przesyłanie informacji marketingowych.

4. Przetwarzanie danych do celów informacyjnych, promocyjnych i reklamowych

4.1 Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza wizerunek osoby utrwalony w formie fotografii lub materiałów wideo wykonanych podczas imprezy turystycznej organizowanej przez Administratora. Administrator nie przetwarza wizerunku w sposób prowadzący do uznania go za dane biometryczne.

4.2 Cele przetwarzania

Dane przetwarzane są w celu:

• relacjonowania, promowania i reklamowania imprez turystycznych organizowanych przez  Blue Glow
• publikowania materiałów w mediach społecznościowych i innych kanałach informacyjnych.

4.3 Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dotyczy wizerunek (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Odmowa wyrażenia zgody nie ma wpływu na realizację umowy o udział w imprezie turystycznej.

4.4 Sposób wyrażenia zgody

Zgoda może być wyrażona poprzez:

• zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru (checkbox) na stronie Blueglow.pl lub w umowie o udział w imprezie turystycznej,
• przesłanie wiadomości e-mail o treści potwierdzającej zgodę na adres Administratora wskazany w pkt 1.

Przykładowa treść zgody:

„Wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach i filmach powstałych podczas imprez organizowanych przez Blue Glow, w celach informacyjnych, promocyjnych oraz reklamowych, zgodnie z Polityką Ochrony Danych stosowaną przez Blue Glow”

Wyrażenie zgody oznacza, że:

• wizerunek będzie wykorzystywany wyłącznie w sposób pozytywny, nienaruszający godności i praw osoby sportretowanej,
• wykorzystywanie wizerunku jest niewyłączne, na terytorium całego świata, na wszystkich znanych polach eksploatacji, w tym na polach wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

4.5 Cofnięcie zgody

Zgoda może być cofnięta w każdej chwili, bez wpływu na zgodność przetwarzania danych przed jej cofnięciem. Cofnięcie następuje poprzez przesłanie informacji na adres e-mail Administratora podany w pkt 1.

4.6 Udostępnianie danych osobowych

Dane określone w pkt 4.1 nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem uprawnionych organów państwowych, zgodnie z przepisami RODO.

4.7 Okres przetwarzania

Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody przez osobę, której dane dotyczą, lub jej pełnomocnika.

4.8 Dobrowolność podania danych

Podanie danych wskazanych w pkt 4.1 jest dobrowolne i nie jest warunkiem zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej. Brak zgody na wykorzystanie wizerunku oznacza, że  Blue Glow nie będzie mogło wykorzystać zdjęć lub filmów zawierających tę osobę do celów określonych w pkt 4.2, chyba że wykorzystanie jest dopuszczalne na podstawie wyjątku określonego w art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (np. osoba stanowi jedynie szczegół większej całości — krajobrazu, zgromadzenia publicznego lub imprezy masowej).

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

5.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem zgody),
• przenoszenia danych (prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz ich przekazania innemu administratorowi),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania realizacji powyższych praw można kierować do Administratora:

• pocztą elektroniczną,
• pocztą tradycyjną,

na adres podany w punkcie 1.

5.2. Osoba, której dane dotyczą, oświadcza, że podane dane są prawdziwe i zgodne z rzeczywistością. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za niemożność wykonania umowy o udział w imprezie turystycznej lub za dodatkowe koszty powstałe w wyniku podania danych błędnych lub nieprawdziwych.

6. Pozostałe postanowienia w zakresie przetwarzania danych

6.1. Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które skutkowałyby skutkami prawnymi lub istotnie wpływały na osoby, których dane dotyczą.

6.2. Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii („danych wrażliwych”), takich jak dane dotyczące przekonań światopoglądowych, danych biometrycznych, genetycznych, zdrowotnych czy innych kategorii wskazanych w art. 9 RODO.

6.3. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie:

• Administrator (zarząd spółki),
• wykwalifikowany personel odpowiedzialny za realizację imprez turystycznych (w odniesieniu do danych wymienionych w pkt 2.1),
• pracownicy działu marketingu bezpośredniego (w odniesieniu do danych wymienionych w pkt 3.1),
• osoby odpowiedzialne za działania informacyjne, promocyjne i reklamowe (w odniesieniu do danych wymienionych w pkt 4.1).